Po co firmie polityka AI.
Pracownicy już używają AI. To nie jest pytanie, na które odpowiada zarząd, tylko stan faktyczny, który zarząd albo zna, albo nie.
Polityka AI nie jest po to, żeby mieć dokument. Jest po to, żeby trzy rzeczy przestały być zależne od wyczucia konkretnej osoby: co wolno wrzucić do modelu, kto odpowiada za wynik i kto rozstrzyga przypadek, którego nikt nie przewidział.
Dopóki tego nie ma, każdy pracownik odpowiada sobie na te pytania sam. Zwykle rozsądnie. Czasem nie, i wtedy dowiadujecie się o tym od klienta albo od regulatora.
Jest też powód formalny. Unijne rozporządzenie o sztucznej inteligencji nakłada na podmioty stosujące systemy AI obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji osobom, które się nimi zajmują. Polityka jest najprostszym sposobem, żeby pokazać, że ten obowiązek został potraktowany serio, a nie odhaczony szkoleniem e-learningowym.
Kolejność jest jednak taka: najpierw decyzja biznesowa, potem zgodność. Firma, która pisze politykę wyłącznie dlatego, że boi się kary, napisze dokument, którego nikt nie przeczyta.
Osiem punktów, bez których to nie działa.
Kolejność ma znaczenie. Pierwsze trzy punkty rozstrzygają codzienne wątpliwości. Pozostałe pięć rozstrzygają, co się dzieje, kiedy coś pójdzie nie tak.
- Zakres danych. Co wolno wprowadzić do narzędzia zewnętrznego, a czego nie wolno nigdy. To musi być lista kategorii, nie zdanie o zachowaniu ostrożności. Dane osobowe klientów, dane objęte tajemnicą, materiały kontrahentów objęte umową o poufności, kod źródłowy, dokumenty przed publikacją.
- Lista narzędzi dopuszczonych. Konkretne nazwy i konkretne plany. Wersja darmowa i firmowa tego samego narzędzia to z punktu widzenia umowy dwie różne rzeczy, bo inaczej traktują dane wprowadzone przez użytkownika.
- Kto odpowiada za wynik. Zawsze człowiek, który go użył. To zdanie brzmi banalnie, dopóki ktoś nie wyśle klientowi pisma z wymyśloną sygnaturą wyroku.
- Zastosowania wymagające zgłoszenia. Nie każde użycie AI wymaga procedury. Ale te, które dotykają decyzji o ludziach, pieniądzach klientów albo bezpieczeństwa, wymagają. Polityka musi podać próg, po przekroczeniu którego idzie się do kogoś, a nie zostawiać tego ocenie.
- Rejestr systemów. Jedna tabela: nazwa, właściciel biznesowy, cel, kategoria ryzyka, data przeglądu. Bez rejestru nie odpowiecie na pytanie audytora, ile systemów AI macie, a to jest pierwsze pytanie.
- Obowiązek oznaczania. Kiedy odbiorca musi wiedzieć, że rozmawia z maszyną albo że treść powstała z udziałem AI.
- Zgłaszanie incydentów. Do kogo idzie pracownik, który zorientował się, że wkleił coś, czego nie powinien. Jeżeli ta ścieżka kończy się naganą, nikt z niej nie skorzysta i dowiecie się o wszystkim za późno.
- Przegląd. Data następnej rewizji dokumentu. Polityka AI napisana rok temu opisuje narzędzia, których część już nie istnieje pod tą nazwą.
Czego nie skopiujesz z gotowego wzoru.
Wzorów w internecie jest sporo i większość jest napisana poprawnie. Problem polega na tym, że cztery rzeczy w tym dokumencie są nieprzenośne, a to właśnie one decydują, czy polityka do czegoś służy.
Wasza lista danych wrażliwych
Kancelaria prawna, szpital, software house i bank mają cztery różne listy rzeczy, których nie wolno wkleić. Wzór poda Wam kategorie ogólne. Pracownik potrzebuje zdania o materiałach, które ma na biurku.
Wasz próg zgłoszenia
To jest decyzja o apetycie na ryzyko, a nie zapis prawny. Firma dwudziestoosobowa, która postawi próg tak nisko jak korporacja, zatrzyma sobie pracę. Firma, która postawi go za wysoko, dowie się o problemie z zewnątrz.
Wasze role
Rozporządzenie inaczej traktuje dostawcę systemu AI, a inaczej podmiot, który go stosuje. Większość firm jest tylko podmiotem stosującym i ma wtedy znacznie mniej obowiązków. Ale wystarczy, że zbudujecie własne narzędzie na cudzym modelu i udostępnicie je pod swoją marką, żeby ta odpowiedź się zmieniła. Wzór nie wie, co zrobiliście.
Wasze rzeczywiste użycie
Polityka opisująca stan, którego nie ma, jest gorsza niż jej brak, bo tworzy pozór kontroli. Zanim cokolwiek napiszecie, warto zapytać zespołów, czego faktycznie używają. Odpowiedź zwykle zaskakuje.
Trzy błędy, które widzę najczęściej.
Zakaz zamiast zasad. Polityka, która zabrania korzystania z AI, nie powoduje, że ludzie przestają. Powoduje, że robią to na prywatnych kontach i prywatnych telefonach, czyli dokładnie tam, gdzie nie macie żadnej kontroli. Zakaz jest najkosztowniejszą z możliwych odpowiedzi i zwykle udaje politykę.
Dokument bez właściciela. Jeżeli w polityce nie ma nazwiska osoby, która rozstrzyga wątpliwe przypadki, to przy pierwszym wątpliwym przypadku sprawa trafia do zarządu albo donikąd. Zwykle donikąd.
Polityka pisana wyłącznie przez prawników. Wyjdzie z tego dokument poprawny i nieoperacyjny. Prawnik wie, co musi się znaleźć. Nie wie, jak wygląda dzień pracy analityka, który ma pod ręką model i termin na jutro. Ten dokument musi powstać w trzy ręce: prawo, bezpieczeństwo i ktoś, kto z tych narzędzi realnie korzysta.
Od czego zacząć.
Nie od dokumentu. Od inwentaryzacji.
- Zapytajcie zespoły, z czego korzystają i do czego. Bez konsekwencji za odpowiedź, inaczej dostaniecie nieprawdę.
- Wypiszcie to do jednej tabeli i przypiszcie właścicieli.
- Dopiero mając tę tabelę, piszcie zasady. Będą krótsze i trafniejsze, bo będą opisywały Waszą firmę.
Na sprawdzenie, jak klasyfikuje się konkretne przypadki, przygotowałem dwa ćwiczenia bez logowania: test wiedzy o AI Act i osiem sytuacji, w których jeden szczegół zmienia kwalifikację. Zajmują kwadrans i dobrze pokazują, gdzie intuicja zawodzi.
Jeżeli chcecie, żeby ktoś przeszedł tę drogę z Wami, robię przeglądy zgodności i opracowanie polityki.
Zastrzeżenie. To jest tekst o tym, jak porządkuje się pracę z AI w organizacji, a nie porada prawna. Opisuję rozporządzenie 2024/1689 w sposób ogólny; przed decyzjami sprawdźcie aktualny tekst w EUR-Lex i skonsultujcie się z prawnikiem. Piszę prywatnie, poza rolą bankową, bez odwoływania się do dokumentów i danych Banku.